A gestão de projetos de TI permite organizar as principais tarefas associadas à implementação de recursos tecnológicos na rotina de uma empresa. Por essa razão, ter estratégias eficientes para esse setor pode trazer benefícios para toda a organização.
Uma das melhores maneiras de compreender o processo de gestão de projetos é com a divisão das principais etapas a serem cumpridas. Com isso, é possível focar em cada fase e garantir resultados mais coesos, que atendam aos objetivos da empresa.
Neste artigo, saiba o que fazer para desenhar projetos criativos, estratégicos e eficientes na área de TI!
O que é gestão de projetos de TI?
A gestão de projetos de TI é uma estratégia com o intuito de programar a execução de tarefas relacionadas ao desenvolvimento tecnológico da empresa. Além disso, faz o monitoramento do desempenho dos recursos, a fim de identificar as estratégias que atendem às demandas da organização.
A rotina de um gestor de projetos de TI envolve a aplicação de diversas técnicas, metodologias e conceitos importantes para acompanhar prazos, fazer investimentos dentro do orçamento disponível e atender aos requisitos da organização. Além disso, o setor é responsável por investigar as principais necessidades da empresa que podem ser resolvidas com soluções tecnológicas.
O estudo “Pulso da Profissão” do Project Management Institute (PMI) mostra a qualidade da gestão de projetos de TI como uma vantagem competitiva. Afinal, empresas com maturidade nessa área têm duas vezes mais chances de se adaptar às mudanças do mercado.
Em outras palavras, gerenciar projetos de TI é também planejar, organizar e direcionar ações para tirar do papel os planos para fortalecer a infraestrutura tecnológica da empresa. Tudo isso considerando as expectativas, o orçamento, os riscos e os prazos.
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Como implementar as etapas de gerenciamento de projetos de TI?
O processo de gestão de projetos para serviços de TI pode ser dividido em diferentes etapas. As mais clássicas são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento.
Conhecer as etapas vai ajudar a compreender a dimensão dos processos. A seguir, descubra o que é necessário fazer em cada uma das fases para garantir uma gestão eficiente dos projetos na área de Tecnologia da Informação.
Iniciação
O primeiro passo na hora de montar um projeto de TI é reconhecer os objetivos da empresa com a implementação de um novo recurso. Ou seja, é preciso ter propósito para criar um novo planejamento.
Nesse caso, é preciso entender a demanda da empresa, fazer um levantamento de custos, definir o orçamento disponível e descobrir os resultados esperados. A partir disso, é possível definir a viabilidade do projeto e dar sequência às próximas etapas.
Planejamento
No planejamento, o objetivo é fazer com que o objetivo definido seja alcançado. Por isso, é preciso realizar estimativas de prazos, elencar todos os recursos necessários para desenvolver o projeto e atribuir tarefas.
Definir um cronograma geral com os próximos passos datados vai ajudar a nortear as ações. Além disso, é preciso estabelecer pequenas metas, com prazos, a serem alcançadas ao longo do processo.
Identificar os principais responsáveis por cada função também será necessário para atribuir as tarefas. Por fim, é preciso definir métricas para monitorar o sucesso e o andamento das etapas.
Execução
A fase de execução é a qual os profissionais estão se dedicando às atividades que vão tornar o projeto realidade. Nesse momento, o controle das etapas é fundamental para garantir o cumprimento de prazos, do orçamento e das expectativas da empresa. Além disso, é preciso estabelecer o equilíbrio entre a gestão das equipes e a promoção da autonomia dos times.
Monitoramento e controle
Logo em seguida, é preciso fazer o monitoramento e o controle do projeto. Nesse caso, é importante fazer o uso de parâmetros para acompanhar a programação.
A aplicação de metodologias ágeis pode auxiliar o processo, como é o caso do Scrum e do Kanban. Esses métodos definem fluxos de trabalhos curtos e que permitem a identificação do progresso das atividades. Além disso, prevêem reuniões rápidas para solucionar dúvidas e coletar feedbacks.
Outro cuidado que deve ser tomado nesse momento é a realização de testes para observar a eficiência dos recursos em desenvolvimento. O ideal é programar essas verificações com antecedência, a fim de ter tempo hábil para correções.
Encerramento
A última etapa é a mais burocrática, na qual é necessário organizar os documentos relacionados ao projeto. Além disso, é aqui que o produto é entregue à empresa e será realizada a aprovação ou solicitação de ajustes na solução.
É fundamental que a equipe de gestão de projetos de TI se certifique de que os objetivos e metas foram atingidos. Somente assim é possível garantir que a ideia teve sucesso e está sendo implementada conforme o esperado.
Quais os principais cuidados na gestão de projetos de TI?
É importante ter em mente que a gestão de projetos de TI envolve muitas funções. Desse modo, investir em alguns cuidados vai favorecer o controle das etapas e o monitoramento do andamento de cada tarefa.
Nesse caso, é importante ir além de estratégias tradicionais, como dividir o projeto em partes. É fundamental levantar as principais necessidades da equipe para ir em busca de soluções que ajudem na fluidez dos projetos.
Algumas ações que podem ser colocadas em práticas no ciclo de gestão de projetos de TI são:
- análise de riscos;
- definição de prioridades;
- flexibilidade de prazos;
- documentação por etapas;
- aplicação de metodologias e ferramentas de monitoramento e gerenciamento de projetos;
- cultura de feedback e de colaboração;
- atualização do andamento do projeto à empresa.
Em geral, entender a dimensão do trabalho da área de gestão de projetos de TI é fundamental para valorizar a participação dos profissionais. Além disso, estabelecer métricas de acompanhamento dos resultados e métodos para otimizar os processos vai auxiliar no aproveitamento dos recursos. Assim, é possível desenvolver excelentes implementações e fortalecer a infraestrutura tecnológica.
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