Vazamento de dados, multas pesadas e processos trabalhistas, nenhuma empresa quer passar por isso, mas muitas ainda tratam a LGPD como um detalhe burocrático. Mas a verdade é que ignorar essa lei pode gerar problemas sérios.
O problema não é só jurídico, quem confia em uma empresa que não cuida dos dados dos próprios clientes, fornecedores ou funcionários? Qual pessoa se sente segura ao saber que suas informações podem estar expostas?
A boa notícia é que dá para evitar riscos com medidas simples. Quer saber como? Então siga a leitura e veja como manter a conformidade com a LGPD no dia a dia do seu negócio!
Por que a LGPD importa para as empresas?
Toda empresa lida com um volume enorme de informações sensíveis. Currículos, contratos, dados de negociação, informações pessoais de clientes etc. fazem parte da rotina. Sem um controle adequado, qualquer descuido pode expor dados sensíveis ou sigilosos.
A LGPD trouxe regras claras sobre como essas informações devem ser tratadas. Não se trata apenas de evitar penalidades, o respeito à privacidade fortalece a confiança dos clientes, fornecedores e colaboradores na empresa.
Nesse sentido, os departamentos que aplicam boas práticas evitam riscos desnecessários e ainda criam um ambiente mais seguro.
Quais são os princípios da LGPD na prática?
Estar em conformidade com a LGPD não é apenas uma questão legal, mas uma prática que impacta diretamente a gestão de dados da empresa. Veja os princípios básicos dessa legislação!
Transparência no uso dos dados
Ninguém gosta de descobrir que suas informações foram usadas sem permissão. Portanto, as pessoas precisam saber exatamente o que está sendo coletado, para qual finalidade os dados serão utilizados e quem terá acesso a eles.
O caminho mais seguro é deixar tudo bem explicado desde o início. Isso pode ser feito por meio de termos de consentimento claros e objetivos. Durante o cadastro, por exemplo, a pessoa deve entender o motivo de cada dado solicitado e onde ele será armazenado.
A transparência também deve continuar após o fornecimento desses elementos. Sempre que houver qualquer mudança, os detentores dos dados devem ser avisados. Quanto mais claro esse processo for, menor o risco de desentendimentos ou questionamentos futuros.
Coleta limitada ao necessário
Pedir informações desnecessárias pode virar um grande problema. A LGPD reforça que empresas só podem coletar o que realmente faz sentido para a relação comercial ou profissional.
Por exemplo, pensemos no caso de um departamento de Recursos Humanos. No momento da contratação de um colaborador, RG, CPF e dados bancários são indispensáveis. Mas será que o mesmo vale para o CPF de familiares ou redes sociais do candidato? Se não há um motivo legítimo, é melhor evitar.
Continuando nesse exemplo, o mesmo vale para exames admissionais e registros médicos. O sigilo dessas informações precisa ser levado a sério. Pedir um atestado sem justificativa pode ser considerado um abuso.
Armazenamento seguro
Manter documentos espalhados em pastas físicas ou acessíveis para qualquer pessoa no sistema interno é um risco enorme. A LGPD exige que empresas tenham controle sobre quem pode visualizar cada tipo de dado.
Armazenamento criptografado e acesso restrito são medidas básicas. Quem realmente precisa visualizar dados mais sensíveis? Reduzir o número de pessoas envolvidas diminui as chances de vazamentos.
Além disso, é importante mencionar que esse cuidado vale tanto para arquivos digitais quanto para documentos físicos. A segurança dessas informações é responsabilidade de todos.
Uso responsável das informações
O fato de uma empresa ter um dado não significa que pode utilizá-lo de qualquer forma. Tudo precisa ter um propósito bem definido. As empresas lidam com dados sigilosos e, em muitos casos, eles sequer podem ser compartilhados internamente.
Principalmente, quando se trata de dados sensíveis como, informação de saúde, posicionamentos diversos, rendimento mensal, entre outros. Portanto, antes de qualquer decisão, é importante avaliar se o uso dessas informações respeita a privacidade dos donos dos dados.
Expor esses elementos sem um motivo legítimo e autorização da pessoa pode gerar problemas sérios, tanto jurídicos quanto de confiança na empresa. Além disso, esse vazamento pode acarretar multas que podem chegar a R$ 50 milhões, dependendo do faturamento da empresa.
Quais são os principais erros que podem acontecer?
Algumas falhas na proteção de dados passam despercebidas no dia a dia, mas podem gerar grandes dores de cabeça. Informações sensíveis circulam em diversos processos internos, e qualquer descuido pode trazer consequências sérias.
Um dos erros mais frequentes é a coleta de dados sem um propósito bem definido. Muitas empresas armazenam informações sem necessidade, aumentando os riscos de vazamento. Outro problema comum envolve o armazenamento inadequado. Planilhas soltas, acessíveis a qualquer um, são um convite para incidentes.
Compartilhar dados com terceiros sem um contrato claro também pode trazer complicações. Outro descuido grave é ignorar pedidos de exclusão ou acesso. A LGPD dá aos indivíduos o direito de saber quais dados a empresa possui e solicitar a eliminação de informações desnecessárias. Deixar essas solicitações sem resposta pode resultar em denúncias e multas.
Evitar esses erros exige atenção e processos bem definidos, bem como, a participação de todas as lideranças e profissionais envolvidos com a coleta, tratamento e uso de dados. Pequenas mudanças fazem diferença para manter tudo dentro das regras e evitar problemas no futuro.
Por fim, estar em conformidade com a LGPD vai muito além de evitar penalidades. Trata-se de construir um negócio mais seguro, em que os dados são tratados com responsabilidade. Pequenos descuidos podem trazer grandes problemas, mas ajustes simples no processo reduzem riscos e fortalecem a credibilidade da empresa.
Multas e sanções não podem ser um risco no seu RH. A segurança dos dados dos colaboradores exige atenção total. Com a Inconnet, você evita dores de cabeça e garante que sua empresa esteja sempre dentro das regras. Entre em contato conosco e conheça as soluções que vão facilitar sua rotina!
