O compartilhamento de arquivos já faz parte da rotina das pequenas e médias empresas, especialmente em escritórios onde a troca constante de documentos é crucial para manter o fluxo de trabalho. No entanto, quando feita sem os devidos cuidados, pode se transformar em um ponto vulnerável dentro da estrutura do negócio.
Com a adoção de práticas adequadas, é possível reforçar a segurança durante esse processo. Neste post, vamos abordar as principais dicas para proteger informações importantes, a fim de evitar vazamentos e acessos não autorizados. Confira!
1. Utilize plataformas confiáveis de compartilhamento
Escolher uma plataforma segura é fundamental para evitar problemas como perda de dados ou acessos indevidos. Por exemplo, um escritório de contabilidade que usa serviços confiáveis como Google Drive ou OneDrive conta com criptografia e suporte técnico constante, o que diminui as chances de falhas ou invasões.
De acordo com o relatório Metomic Google Scanner Report 2023, 34% dos arquivos armazenados no Google Drive são compartilhados com usuários externos, o que reforça a importância de proteger essas informações.
Além disso, essas ferramentas possuem mecanismos automáticos de backup, garantindo que arquivos importantes, como declarações fiscais ou contratos, estejam sempre protegidos, mesmo em caso de problemas técnicos.
2. Implemente o controle de permissões de acesso
Nem todos precisam ver ou editar todos os documentos da empresa. Em uma equipe financeira, somente o setor responsável deve ter acesso a relatórios detalhados dos clientes, enquanto outros colaboradores visualizam apenas informações básicas.
Definir esses níveis de permissão ajuda a proteger dados confidenciais e reduz a chance de alterações não autorizadas. A adoção dessa prática também facilita a identificação de quem faz mudanças em cada arquivo, fortalecendo a responsabilidade individual.
3. Use autenticação multifator (MFA)
A autenticação multifator funciona como uma segunda chave para acessar sistemas importantes. Nesse contexto, ao tentar acessar o sistema de compartilhamento de arquivos, o funcionário precisa, além da senha, informar um código enviado ao celular.
Isso protege escritórios de serviços financeiros contra invasões mesmo quando senhas são descobertas por terceiros. Um estudo publicado no arXiv (2023) revelou que o uso de autenticação multifator reduziu em até 99,22% o risco de comprometimento de contas, mesmo quando as credenciais haviam sido expostas.
Portanto, esse método simples pode impedir que dados cruciais, como informações bancárias ou dados de clientes, sejam acessados por pessoas não autorizadas.
4. Criptografe arquivos sensíveis
Criptografia transforma o conteúdo dos arquivos em códigos que só podem ser decifrados por quem tem a chave certa.
Imagine enviar um contrato importante ou uma planilha com dados financeiros por e-mail. Se esses documentos estiverem criptografados, mesmo que caiam em mãos erradas, estão ilegíveis. ´
Esse mecanismo de segurança é indispensável para as organizações que precisam compartilhar arquivos na nuvem com parceiros externos, fazendo com que as informações continuem protegidas durante todo o processo.
5. Atualize regularmente as senhas e políticas de segurança
Manter senhas fortes e renová-las periodicamente reduz vulnerabilidades e possibilidades de invasão. Por exemplo, uma equipe que troca suas senhas a cada três meses evita que acessos antigos sejam usados para entrar nos sistemas
Revisar e atualizar as políticas internas, como regras sobre o que pode ou não ser compartilhado, mantém os colaboradores alinhados às melhores práticas. A atenção contínua também os mantém alertas para novas ameaças, contribuindo para a construção de uma cultura de segurança mais sólida.
6. Evite o compartilhamento por e-mail quando possível
Enviar arquivos como anexos pode parecer fácil, mas gera problemas como perda de controle e múltiplas versões. Um escritório que envia relatórios por e-mail pode acabar com várias cópias desatualizadas circulando, gerando confusão e erros.
Ao utilizar links seguros para acessar documentos na nuvem, você pode controlar quem vê o arquivo, limitar o tempo de acesso e revogar permissões, tornando essa atividade mais organizada e segura.
7. Capacite a equipe sobre os riscos e boas práticas
Muitas falhas de segurança ocorrem por erro humano, como clicar em links suspeitos ou compartilhar arquivos sem cuidado. Conforme um estudo recente, profissionais que recebem treinamentos em segurança digital têm até 70% menos chance de serem vítimas de ataques cibernéticos.
Sendo assim, é essencial oferecer treinamentos periódicos para que os colaboradores reconheçam ameaças comuns, como phishing e malwares.
Investir em workshops de segurança pode diminuir drasticamente incidentes, já que a equipe passa a adotar hábitos mais seguros no dia a dia, como verificar remetentes antes de abrir anexos.
8. Monitore o uso e acesso aos arquivos compartilhados
Ter um controle detalhado dos processos nos arquivos permite identificar rapidamente comportamentos suspeitos.
Suponha que um funcionário tenha acessado dados fora do seu horário normal ou feito alterações inesperadas em documentos financeiros. Sistemas que geram relatórios de acesso ajudam a perceber esses sinais e agir antes que ocorram danos maiores.
Esse monitoramento também é fundamental para cumprir normas de compliance, sobretudo em empresas que lidam com informações reguladas, proporcionando maior segurança no compartilhamento de arquivos.
9. Estabeleça prazos de validade para links e acessos
Controlar o tempo em que um link de acesso permanece ativo é uma maneira eficaz de impedir que arquivos continuem disponíveis depois que sua finalidade já foi cumprida.
Um documento enviado a um cliente ou parceiro, por exemplo, pode ser configurado para expirar em 7 dias, reduzindo riscos de exposição prolongada. A medida ainda evita acessos indevidos caso o link seja encaminhado sem autorização. Sempre que possível, ative essa opção nas plataformas utilizadas.
10. Centralize os arquivos em ambientes gerenciados
Manter os documentos concentrados em um ambiente único e estruturado facilita o controle de versões, permissões e histórico de alterações. Quando os arquivos estão espalhados por diferentes e-mails, pendrives ou dispositivos pessoais, o risco de vazamento ou perda aumenta significativamente.
Equipes que utilizam sistemas centralizados conseguem gerenciar o fluxo de documentos com muito mais eficiência, além de garantir que todos estejam acessando a informação mais atualizada.
11. Conte com apoio técnico especializado para manter a estrutura segura
Implementar boas práticas é importante, mas para que elas funcionem de maneira consistente, é necessário ter um suporte técnico preparado.
Especialistas com conhecimento em redes, segurança da informação e gerenciamento de acessos podem configurar os sistemas corretamente, realizar manutenções preventivas e conter rapidamente qualquer falha.
A assistência profissional dá respaldo para que a empresa se concentre no que faz de melhor, sabendo que os processos de proteção digital estão sendo conduzidos com seriedade.
Mais do que praticidade, o compartilhamento de arquivos requer responsabilidade, planejamento e controle. A aplicação de boas práticas de segurança, aliada a soluções técnicas adequadas, permite proteger dados sensíveis, prevenir riscos operacionais e preservar a eficiência dos processos.
Quer fortalecer a segurança digital da sua empresa sem complicações? Conte com a Inconnet para proteger seus arquivos com tecnologia de ponta!
