Em qualquer empresa, o descarte de dados não se limita a apagar arquivos ou descartar papéis. Ele é essencial para proteger informações sensíveis, reduzir riscos de vazamentos e manter a confiança de clientes, parceiros e colaboradores.
Uma política de retenção e exclusão bem estruturada garante organização, conformidade com normas legais e segurança para os dados mais importantes do negócio. Neste post, vamos abordar as melhores dicas para descarte de documentos físicos e digitais. Confira!
O que é uma política de retenção e descarte de dados?
No dia a dia das empresas, são gerados diversos documentos e arquivos que precisam ser organizados e gerenciados de maneira segura.
Nesse sentido, a política de retenção e descarte de dados consiste em um conjunto de diretrizes sobre como essas informações devem ser armazenadas, por quanto tempo devem ser mantidas e quando podem ser eliminadas, garantindo um fluxo sistematizado e eficiente.
Ela também protege dados confidenciais, definindo procedimentos para a destruição segura de documentos físicos e digitais. Assim, a corporação consegue controlar melhor seus registros, evitar acúmulo desnecessário ou reduzir riscos relacionados ao manejo de conteúdos sensíveis.
Por que ela é tão importante?
Proteger informações críticas não é apenas uma medida de segurança, mas também uma forma de fortalecer a confiança entre empresas e clientes.
Segundo uma pesquisa da Salesforce, 86% dos consumidores desejam mais transparência sobre como seus dados pessoais são utilizados, revelando a crescente preocupação do público com a privacidade e a necessidade de práticas claras de gestão de dados.
Além disso, seguir boas práticas de conformidade e descarte de documentos reduz riscos de vazamentos, melhora a aderência a normas legais e evita gastos elevados com falhas de segurança.
Um relatório da IBM sobre custos de uma violação de dados em 2024 mostrou que o valor médio global chegou a US$4,88 milhões por incidente, reforçando que investir em políticas de retenção e descarte é uma iniciativa estratégica para a sustentabilidade do negócio.
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Práticas essenciais para o descarte seguro de dados e documentos confidenciais
Erros no processo de destruição de documentos podem trazer consequências sérias para sua empresa. Acompanhe, a seguir, as melhores práticas para a destruição de documentos físicos e digitais de modo definitivo e seguro.
1. Trituração e fragmentação de documentos físicos
A fragmentação de papéis é uma das formas mais seguras de descarte físico, sobretudo quando se trata de contratos, relatórios financeiros ou fichas de clientes.
Fragmentadoras de corte cruzado reduzem os documentos a partículas minúsculas, dificultando qualquer tentativa de reconstrução, enquanto modelos de alta segurança chegam a transformar as folhas em pó.
2. Incineração controlada
A incineração é indicada quando o volume de documentos confidenciais é grande ou quando os papéis contêm informações altamente sigilosas.
Empresas especializadas oferecem esse serviço em fornos controlados, que garantem a destruição completa do material. Esse processo, além de eliminar os dados, pode ser combinado a práticas sustentáveis, como a geração de energia a partir da queima.
3. Descarte seguro de mídias físicas
CDs, DVDs, pen drives e HDs externos podem armazenar dados mesmo após uma remoção comum. A destruição física, como perfuração de discos rígidos ou corte de superfícies ópticas, é um recurso amplamente usado em setores que lidam com volumes enormes de registros digitais.
Outra prática eficaz é a desmagnetização, que desorganiza completamente os dados gravados nas mídias.
4. Exclusão definitiva de arquivos digitais
A exclusão simples não remove o conteúdo do disco, apenas o torna invisível ao sistema. Softwares de eliminação segura sobrescrevem os dados várias vezes, impedindo qualquer recuperação posterior.
A iniciativa é essencial em computadores corporativos, servidores e até em dispositivos móveis utilizados em atividades de trabalho.
5. Uso de criptografia antes do descarte
Criptografar arquivos sensíveis antes da eliminação adiciona uma camada extra de proteção. Mesmo que dados de um HD ou pen drive venham a ser recuperados indevidamente, a leitura será impossível sem a chave de acesso.
Esse método costuma ser utilizado por corporações que precisam descartar equipamentos inteiros, como notebooks ou servidores antigos.
6. Procedimentos internos e registros de exclusão
Estabelecer fluxos internos de descarte ajuda a manter a rastreabilidade das ações. Registrar datas, tipos de documentos eliminados e métodos utilizados oferece transparência e demonstra conformidade em auditorias.
Muitas organizações já adotam formulários digitais para formalizar cada etapa, reduzindo riscos de falhas humanas e fortalecendo a governança.
7. Revisão periódica de documentos
Manter um calendário de revisão ajuda a identificar arquivos que já não têm utilidade ou que ultrapassam o prazo de retenção. Com isso, a companhia não acumula papéis ou arquivos digitais desnecessários, reduzindo riscos de exposição de informações.
8. Verificação da efetividade do processo de eliminação
Após a destruição de documentos e arquivos digitais, é importante confirmar que os dados foram realmente eliminados. Conferir se papéis foram totalmente triturados ou se arquivos foram permanentemente apagados previne falhas que poderiam comprometer a segurança do negócio.
9. Treinamento da equipe sobre boas práticas
Funcionários bem orientados sobre como manusear, armazenar e eliminar documentos confidenciais são a primeira linha de defesa contra vazamentos acidentais.
A oferta de sessões periódicas de conscientização para a equipe aumenta a eficiência do processo e diminui erros humanos.
10. Auditoria interna de processos de eliminação
Revisar e auditar regularmente como os documentos e dados são eliminados ajuda a identificar falhas ou gaps na política de retenção e destruição. Isso reforça a segurança e assegura que a corporação esteja sempre em conformidade.
11. Uso de cofres e armazenamento temporário seguro
Antes da destruição, armazenar documentos e mídias em cofres ou locais restritos impede que informações sigilosas fiquem vulneráveis, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso até o momento da eliminação.
Garantir o descarte seguro de dados e documentos confidenciais é sinal de maturidade na gestão da informação. Empresas que adotam processos claros e controlados não apenas reduzem riscos, mas também transformam a proteção de dados em um diferencial competitivo, mostrando compromisso com clientes, parceiros e a própria sustentabilidade do negócio.
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